konferens planering

Lägg upp ett roligt och inspirerande program för er konferens. De flesta människor trivs när de vet vad de har att vänta sig och att de får en möjlighet att förbereda sig om det behövs. Programmet bör vara klart och tydligt och innehålla viktiga ämnen varvat med inspirerande aktiviteter.

När ni ska lägga upp ett program för konferensen bör ni ha klart för er syftet med konferensen, var ni ska vara och hur länge ni ska vara borta. Det normala är att man startar dagen med en introduktion av konferensen. Förklara varför ni är där ni är och vad ni förväntar er att uppnå med konferensen. När deltagarna har förståelse för varför de är där är det mycket lättare för dem att ta in den information som förmedlas. Efter en kort introduktionsföreläsning är det dags för kaffe. Denna kafferast är mycket viktig då deltagarna har ytterligare en chans att prata med varandra och kanske presentera sig om man är ny i gruppen.

Efter kaffepausen är det en god idé att ta de tyngsta delarna av konferensen där ni vill att alla är med och är koncentrerade. Detta är en nyckelperiod på dagen då de flesta är uppmärksamma och lyhörda. Efter detta pass är det dags för lunch. Lunchen bör ätas tillsammans så deltagarna har möjlighet att diskutera vad de har varit med om hitintills. Under lunchen kan goda idéer skapas och genom dialog kan problem förvandlas till möjligheter.

Efter lunchen är det dags för pass tre på dagen. Här är deltagarna ofta fortfarande alerta och mottagliga men kan även behöva något att göra rent praktiskt. Om ett grupparbete är planerat så är det en god ide att ta det efter lunch och fram till eftermiddagsfikan. Efter fikan kan dagen summeras. Använd denna tid för att redovisa eventuella grupparbeten eller för diskussion. Efter en hel dag på konferens kan man inte förvänta sig att man har alla deltagarnas fulla fokus efter just eftermiddagsfikan.

En lång och förhoppningsvis givande dag har gått och det är dags att ta sig hem. Ska ni stanna på anläggningen så planera in en längre paus eller aktivitet som inte har en direkt koppling till konferensen innan middagen så att deltagare kan få dra sig tillbaka till sina rum och göra vad de önskar eller finna ny energi. Att boka upp varje sekund under en konferens kan kännas mycket jobbigt för deltagare då de har gjort sitt bästa för att hålla koncentrationen på topp hela dagen. Var alltså inte rädd för att ge alla lite andrum.
Dag två kan gå i samma anda men bör avslutas tidigare då vissa förmodligen har familjer att komma hem till efter en natt borta.