konferens budget

En budget är bra att ha när man planerar en konferens. Vissa utgifter är "måsten" medan andra kan ses mer som en guldkant på konferensen. Det lättaste är att ha en förutbestämd budget så ni vet vad ni har att rätta er efter. Om detta inte finns att tillgå så är en prioriteringslista näst intill nödvändig.

Att lägga upp en budget för en konferens bör göras i god tid före konferenstillfället. Om det finns möjlighet så är det bra om det finns en summa att utgå ifrån så man kan prioritera vissa aktiviteter framför andra. Även om detta inte är möjligt så är det en god idé att utforma en prioriteringslista över vad som är ”måsten” och vad som kanske inte behövs. En trevlig lokal är ett exempel på ett måste medan fördrinkar innan maten förmodligen inte är lika viktiga.

Första steget är att boka en lokal. Ta gärna kontakt med flera konferensanläggningar för att se vad som ingår i priset och om det finns utrymme för att skräddarsy er vistelse. Är ni många som ska med på konferensen är det viktigt att höra med anläggningen om de har lokaler som är tillräckligt stora för er. Det hade ju varit tråkigt om ni inte kan vara tillsammans hela gruppen åtminstone under delar av dagen. Vill ni sova över på anläggningen så måste detta också undersökas. Det är möjligt att det är ledigt i föreläsningssalarna men inte i övernattningsrummen. Ta även reda på hur ni ska ta er till anläggningen. Det kan bli nödvändigt att boka en gemensam transport i form av en buss eller liknande.

När ni funnit en lokal att vara i är nästa steg att planera för mat, dryck och fika. Inga andra kulturer i världen fikar så mycket som vi svenskar gör så räkna med en stor förbrukning av kaffe både under dagen och under aftonen. Är det en heldagskonferens ni planerar så bör ni räkna in kostnader för lunch samt för- och eftermiddagskaffe. Ska ni även sova över så tillkommer kostnader för middag och frukost. Idag är det inte längre nödvändigt eller förväntat att företaget står för alkoholhaltiga drycker vi middagen så detta behöver man inte räkna med i budgeten.

När det praktiska är på plats med lokal, mat och logi så är det dags att fundera över vad ni ska göra och hur ni ska framhäva syftet med konferensen. En gästföreläsare som komplement till föreläsare från det egna företaget är normalt sett ett uppskattat koncept. Beroende på vem det är ni vill boka som föreläsare varierar kostnaden. Dessutom måste ni vara ute i god tid med bokningen av gästföreläsare.

Även fysiska aktiviteter kan kosta en hel del om ni tänkt arrangera detta för konferensdeltagarna. Vissa anläggningar har sina egna teman, exempelvis vilda västern, spaanläggningar eller golfanläggningar. Har ni valt denna typ av konferensanläggning finns ofta tillvalspaket att välja mellan. Tala med den anläggning ni valt och se vad de erbjuder inom ramen av er budget.
Finns det nu utrymme i budgeten så lägg det då på något roligt för deltagarna som den där fördrinken eller ett glas vin till maten. Ha kul när ni planerar och ha hela tiden syftet med konferensen i åtanke så det inte svävar iväg allt för mycket.