konferens mat catering

Praktiska material som penna och papper bör alltid finnas tillhands på konferansen. Vill ni ta tillfället i akt att göra reklam för företaget så använder ni material med er egen logga. Maten kan bli det stora diskussionsämnet vid sidan av konferensens egentliga syfte, så det kan vara klokt att bjuda på god mat.

Material som kan behövas vid en konferens är penna och papper till en början. Förvånansvärt få har med sitt eget anteckningsmaterial, det förutsätts helt enkelt att det finns att tillgå på anläggningen. Passa på att använda papper och penna med företagets logga på så ni även får lite gratisreklam. Det är inte ovanligt att detta material finner sin väg ner i deltagarnas bagage och används sedan där hemma där fler utomstående ser just er logga eller glöms kvar på anläggningen så någon annan kan ha glädje av det. Utöver penna och papper behöver ni något att använda för presentationer. En dator och en projektor är perfekt att använda då det är lätt att utforma en intressant presentation med dessa verktyg. Tala med personalen på konferensanläggningen och hör vad de har till förfogande. Tänk på att alltid kontrollera att datorn fungerar och att alla presentationerna finns med innan ni åker från kontoret. Att ha med en extra dator och extra kablar är också ett mycket smart drag.

När det kommer till matplaneringen så rätta er efter att mer är bättre än mindre. Det känns snålt och mycket oprofessionellt om fika och mat inte räcker till alla. Ni behöver inte planera för att alla tar två omgångar men inte heller att alla endast vill ha en gång. Räkna på antal deltagare multiplicerat med 1,5 portioner/fikabröd. Stannar ni på anläggningen hela konferensdagen så måste ni planera för att bjuda på lunch samt förmiddags- och eftermiddagsfika. Kaffe, kaffe och åter kaffe! Låt deltagarna ha fri tillgång till en kaffe- och teautomat eller att kaffe och te alltid finns tillgängligt i pauserna.

Lunchen bör inte planeras in allt för sent på dagen då ni kan vara säkra på att flera av deltagarna inte ätit frukost. Det gör inget om första kafferasten kommer redan efter en timme och att sedan lunchen planeras in vid 12-snåret. Eftermiddagen kan kännas lång om lunchen serveras tidigt. För att avhjälpa detta kan ni bjuda på en stadigare fika på eftermiddagen, i form av en macka eller kaka tillsammans med en frukt. För att sätta en extra guldkant på dagen är en fruktkorg en god idé. Deltagarna bör själva få ta frukt när de behagar.

Middag och frukost behöver ni endast planera för om ni ska sova över på anläggningen. I vilken utsträckning ni ska bjuda på mat och dryck under aftonen beror på er budget. En middag kan vara allt från en huvudrätt med dryck till själkostnadspris, till 5 rätters med öppen bar. Att vara restriktiv med alkohol kan rädda den kommande konferensdagen vilket bör vara något att beakta. Frukost är vanligen inkluderat i priset för rummet men hör med konferensanläggningen så ni inte utsätts för en tråkig överraskning.