konferens ansvarsfördelning

Det är viktigt att kunna delegera när det kommer till planeringen av en konferens. Är ni ett större företag så kan det vara helt omöjligt att planera allt ensam. Ta hjälp av anläggningen då de faktiskt är proffs på just detta. Tänk på att det ger en positiv känsla för personalen om även de får något att säga till.

Att planera en konferens ensam kan bli en överväldigande uppgift så var inte rädd för att delegera, ge deltagarna egna ansvarsområden samt ta hjälp av konferensanläggningens egen personal. Det kan dock vara positivt att inte vara en allt för stor grupp när det kommer till grundplaneringen av konferensen då det kan vara svårt att styra allt för många goda idéer samtidigt. Identifiera syftet, gör klart med var ni ska vara och hur länge ni ska vara borta samt ytterligare mer övergripande planeringssteg och sen kan ni bjuda in fler planeringsdeltagare.

Anläggningens personal kan hjälpa er med att planera måltider, fikapauser och förebereda lokalerna ni kommer att använda innan ni anländer på plats. Ha kontinuerlig kontakt med anläggningen så det inte uppstår missförstånd och håll dem uppdaterade om ert schema skulle ändras. Har ni bokat in er på en större, renodlad konferensavdelning så är ni sannolikt inte det enda företaget där vilket gör att ni måste hela tiden ha en dialog med anläggningen om era krav på lokaler och logi ändras.

Är ni ett mindre företag eller organisation så kan ni fråga på arbetsplatsen om det finns speciella önskemål om exempelvis gästföreläsare, mat och eventuell underhållning och aktiviteter på kvällen. Om deltagarna känner att de har varit en del av planeringsarbetet så är de ofta mer intresserade av vad som sker. Är ni istället en stor organisation så är det inte en allt för god idé att söka efter önskemål då du omöjligt kan tillgodogöra alla, vilket kan resultera i att vissa blir förolämpade och er välvilja har fått ett helt fel resultat. Det ni kan göra är att ge personalen på företaget möjligheter att välja mellan olika rätter under middagen, aktiviteter om ni arrangerar det efter en lång dag i konferensrummeltagaren eller något liknande. Ge alternativ och lämna beslutet till deltagaren. Ett annat sätt för att få deltagarna att känna sig delaktiga är att ni istället be dem lämna en utvärdering i slutet av konferensen och så kan ni använda dessa idéer nästa gång ni anordnar en konferens.

Delegera arbetsuppgifter inom en mindre grupp när ni har klart den övergripande planeringen och ta hjälp av konferensanläggningens personal så kommer planeringen av konferensen bli ett nöje istället för en börda.